Markant bedre totaløkonomi ved TCO-indkøb af inkontinensprodukter

Flere og flere kommuner vælger at indkøbe deres inkontinensprodukter totaløkonomisk. Erfaringerne viser, at der er store gevinster ved at købe de lidt dyrere, men til gengæld mere moderne og lækagesikre inkontinensprodukter.

Engangsprodukter har også totaløkonomi i sig

Når der tales om totaløkonomiske indkøb, er det ofte større engangsinvesteringer, der refereres til. Totaløkonomi er i den offentlige debat blevet kædet sammen med byggeprojekter, og indkøb af f.eks. computere, hvor det indkøbte ”produkt” skal bruges mange gange over en årrække.

Omvendt er det totaløkonomiske perspektiv ofte blevet fravalgt ved indkøb af engangsprodukter, som f.eks. inkontinensprodukter (bleer), med begrundelsen: ”Hvis produktet kun skal bruges én gang, bør det være laveste stykpris, der er det vigtigste tildelingskriterium”.

"Noget som sikrer optimal udnyttelse af bleerne - og som også indgår i TCO-beregningerne - er undervisning af de ansatte" Jesper Hoffmann, udbudskonsulent i Odense Kommune

Hvad koster det at bruge produktet?

Når man vælger at købe byggeriet af en ny skole eller en virksomheds computere totaløkonomisk, gør man det fordi man ved hvor store omkostninger, der kan være involveret ved at vælge et for billigt tilbud. Hvad koster det f.eks. at vedligeholde skolens tage og mure, og er arbejdsmiljøet i de enkelte klasser medtænkt? Hvor mange timers it-support ender virksomheden med at skulle lægge oveni i anskaffelsesprisen, hvor stort er strømforbruget, og hvor mange arbejdstimer spildes, når medarbejderne ikke kan komme på?

Samme logik kan med fordel overføres på indkøb af engangsprodukter, især i sundheds- og plejesektoren, hvor produkterne skal indgå i komplekse arbejdsgange, hvorfor kvaliteten og brugen af produktet kan have stor indflydelse på; arbejdsgange og tid anvendt i plejen, omkostninger til eks. vasketøj, kvaliteten af plejen samt arbejdsmiljøet for plejepersonalet.

Hvad koster det at drive inkontinenspleje?

De danske kommuner bruger ca. 2 mia. kr. om året på inkontinensplejen. Heraf udgør 12 % udgiften til indkøb af inkontinensprodukter, mens de 88 % er udgiften til den arbejdstid, der lægges i de inkontinensrelaterede plejeopgaver . De mest tidskrævende opgaver er skift af ble og evt. tøj og sengetøj, hvis en borger har en lækage ved brug af et inkontinensprodukt. Lækagen er ubehagelig for borgeren, og udløser hårdt fysisk arbejde for plejepersonalet. Derfor vælger flere og flere kommuner, at indkøbe deres inkontinensprodukter totaløkonomisk, så der fokuseres på en reduktion af unødige tidskrævende opgaver.

Odense og Middelfart Kommune indkøber totaløkonomisk 

I Odense Kommune har totaløkonomi været en del af inkontinensplejen i flere år:

”Vi går ind og kigger på de arbejdsgange, som de enkelte produkter påvirker. Derved kan vi lave en totaløkonomisk beregning, hvor arbejdstid, forbrug af bleer, vaskemidler og sengetøj indgår. I den kommunale verden ses det ofte, at man alene fokuserer på pris,” siger Jesper Hoffmann, der er udbudskonsulent i Odense Kommune.

Middelfart Kommune har ligeledes købt totaløkonomisk ind til deres inkontinenspleje siden 2007. Det gør de, fordi de har erfaret hvor store gevinster der er ved at købe godt nok dyrere, men til gengæld mere moderne og lækagesikre inkontinensprodukter. ”Vi har valgt at gå efter en produktserie, der dels giver borgeren den bedst mulige komfort og dels reducerer personaleforbruget mest muligt. Når vi taler personaleforbrug handler det ikke om antal skift, men derimod om det ekstra tidsforbrug der følger af lækager”, siger Ulla Skovgaard, Indkøbschef i Middelfart Kommune.

Totaløkonomisk udbud – Hvordan gør man så?

For både Odense og Middelfart handler totaløkonomi om at få sat den arbejdsproces, som inkontinensprodukterne indgår i, ned på en formel. Det kræver ifølge Jesper Hoffmann lidt arbejde, især første gang man gør det:

”Det sværeste har været at få hele den arbejdsproces, selve driften, som inkontinensprodukterne indgår i, ned på en formel. Det har været et nøjsomt arbejde, som har taget en del tid. Men når det er sagt, så har det været det hele værd. Og vi står i dag med en TCO-formel, som sparer os mange millioner kroner årligt.”

Det der er helt afgørende er at teste hvordan produkterne fungerer i brug, før man indgår en kontrakt med en leverandør. Derfor lagde både Odense og Middelfart kommuner en afprøvning ind i udbudsprocessen, som en afgørende metode for vurdering af kvaliteten og totaløkonomien i produkterne.

"Det er altafgørende, at man har ledelsens opbakning fra alle berørte forvaltninger. Hvis man ikke har det, vil det ikke være muligt at udarbejde et udbud, hvor TCO-beregninger er en essentiel del af det." Jesper Hoffmann, udbudskonsulent i Odense Kommune

Afprøvning af kvalitet 

”Det er lækagerne der koster især i tid, da det giver rigtig meget ekstra arbejde for plejepersonalet oveni at det er frygteligt ubehageligt for borgeren.” fortæller Ulla Skovgaard. Derfor valgte Middelfart Kommune at gennemføre en afprøvning af de tilbudte produkter fra hver af de bydende leverandører, så kvaliteten af produktsortimentet kunne testes direkte i den kontekst hvor det skulle bruges. Odense Kommune havde ligeledes planlagt en afprøvning, men da de endte med kun at få ét bud blev denne ikke gennemført.

Afprøvningen i Middelfart Kommune blev gennemført på to afdelinger, hvor hver tilbudsgivers produkter blev testet i hver 2 uger. Undervejs blev bleskift og lækager systematisk registreret af det deltagende personale. Efter hver afprøvningsperiode blev personalet bedt om at udfylde spørgeskemaer, der skulle klarlægge kvaliteten af produkterne i brug for henholdsvis borgerens velvære og personalets arbejdsmiljø.

Middelfart Kommunes tildelingskriterier

Uddannelse og miljø – Det skal tælle hvad leverandøren kan levere ud over produkterne

Gevinsterne ved et totaløkonomisk udbud på inkontinensområdet er ikke sikret blot ved at underskrive en totaløkonomisk funderet kontrakt. Det er nødvendigt at hele organisationen omkring området er villige til at sætte fokus på inkontinensplejen, og evt. styrke kompetencerne der, hvor det er nødvendigt.

Leverandøren af inkontinensprodukter kan i mange tilfælde støtte denne proces med uddannelse og rådgivning, men det kræver at kommunen kan opstille nogle krav til disse ydelser, og at man efterfølgende kan vurdere tilbuddene i forhold til hinanden. Jesper Hoffmann beskriver det på denne måde:

”Noget som sikrer optimal udnyttelse af bleerne – og som også indgår i TCO-beregningerne – er undervisning af de ansatte. Det er en del af kontrakten, at leverandøren – SCA, som vandt udbuddet – underviser de ansatte i, hvordan de finder den rigtige størrelse og type ble til en borger, og hvordan de sætter den rigtigt på i forhold til ergonomi og størst mulig sikkerhed,” siger Jesper Hoffmann.

Derudover føres der statistik på, hvor mange bleer den enkelte borger bruger. På den måde kan Odense Kommune konstatere, om en borger for eksempel anvender en uhensigtsmæssig ble, eller de ansatte ikke foretager skiftet korrekt. På den nåde optimerer Odense Kommune hele tiden forbruget og kvaliteten af plejen.

Middelfart Kommune var i deres udbudsmateriale meget opmærksomme på at få værdifulde beskrivelser af mulighederne for uddannelsesindsatser samt miljøtiltag fra begge leverandører, Ulla Skovgaard fortæller:

”Mindstekrav der skal svares ja eller nej til er løsningen i mange indkøb, men hvis du opstiller mindstekrav for uddannelse og miljøindsats, så får du i værste fald bare tjeklister som alle leverandører har sagt ja til, du får ikke forskellene i deres tilbud frem. Derfor definerede vi i udbudsmaterialet, hvilke opgaver vores medarbejdere i inkontinensplejen skulle kunne udføre, og bad leverandørerne om at byde ind med beskrivelser af hvordan de ville tilrettelægge undervisningstilbud, der kunne udruste medarbejderne til disse opgaver. Ligeledes bad vi om en beskrivelse af tilbudsgivers miljøforanstaltninger både for virksomheden og for produkterne” fortæller Ulla Skovgaard.

"De helt store fordele ligger i, at vi får et bedre beslutningsgrundlag og at medarbejderne i driften er med i beslutningsprocessen." Ulla Skovgaard, indkøbschef Middelfart kommune

Opbakning, samarbejdsvillighed og kreativitet

Ud fra sin egen erfaring med TCO-beregninger i udbud har Jesper Hoffmann tre gode råd til andre indkøbere, der vil prøve kræfter med TCO.

”Det er altafgørende, at man har ledelsens opbakning fra alle berørte forvaltninger. Hvis man ikke har det, vil det ikke være muligt at udarbejde et udbud, hvor TCO-beregninger er en essentiel del af det. Dernæst er samarbejdsvilligheden fra de brugere og fagfolk, der er udvalgt fra fagforvaltningerne til at vejlede og komme med deres ekspertise på området, yderst vigtig. Det er vigtigt at kunne samle al den nødvendige viden og data på området. Og sidst men ikke mindst, skal man turde tænke anderledes i processen – tænke ud af boksen og være kreativ og innovativ,” slutter Jesper Hoffmann.

Ulla Skovgaard tilføjer:

”Afprøvninger er altid en omstændelig proces, der koster rigtig mange ressourcer. Det er vigtigt at afprøvningen er tænkt rigtig godt igennem, så vi er sikre på de resultater vi får ud i den anden ende. Når afprøvningen er gennemført kan den ikke bare laves om.

De helt store fordele ligger i, at vi får et bedre beslutningsgrundlag og at medarbejderne i driften er med i beslutningsprocessen.”

Middelfart Kommunes forståelse af TCO

Ved Totaløkonomi forstås den samlede økonomi for Udbyder, herunder også forbrugt personaletid.

Totaløkonomien beregnes med udgangspunkt i afprøvningen:

 

Blepris(små bleer) x antal skift pr. døgn + antal skift pr. døgnx10minx155,-
Blepris(store bleer) x antal skift pr. døgn + antal skift pr. døgnx30minx155,-
Antal små lækager x15minx155,-
Antal store lækagerx40minx155,-

Red: Kommunen har selv estimeret gennemsnits tidsforbrug for håndtering af bleskift og lækager. De benævnte 155 kr. er kommunens timeløn for plejepersonale på daværende tidspunkt.

 

Efterfølgende korrigeres den beregnede totaløkonomi for afprøvningen til den aktuelle sammensætning af borgere der anvender ble i Middelfart Kommune.

Som små lækager henregnes borgerens beklædning.

Som store lækager henregnes alt andet.

 

Kvalitet og sortiment vurderes på baggrund af hhv. antallet af lækager og spørgeskema fra afprøvningen samt den udfyldte tilbudsliste med tilhørende beskrivelser.

Uddannelse vurderes på baggrund af den vedlagte beskrivelse.

Miljø vurderes på baggrund af den vedlagte beskrivelse.

 

Kontaktperson for yderligere information

Ulla Skovgaard
Indkøbschef
Middelfart kommune
Tlf.: 88 88 50 99
E-mail: ulla.skovgaard@middelfart.dk

Jesper Hoffmann
Udbudskonsulent
Odense kommune
Tlf.: 51 77 73 70
E-mail: jesho@odense.dk

 

Læs også:

Gode erfaringer med totalomkostninger ved indkøb af Silkeborgs nye bidet- og skylletoiletter

TCO-beregninger giver store besparelser på belysning i Syddjurs Kommune

TCO gav besparelse på 20 % ved indkøb af ultralydsscannere

 

  TILMELD NYHEDSBREV

TILMELD NYHEDSBREV

Tilmeld dig som medlem og modtag vores nyhedsbrev.
Det er nemt og gratis!
×